PDF

Van mijn marketingadviseuse krijg ik een .docx bestand, van het bedrijf dat mijn logo op USB-sticks en muismatjes drukt krijg ik de offerte in .xls en als ik .txt stukjes inlever bij de krant zitten ze volgens de redactie ‘vol rare codes’. Om die offertes te lezen zou ik MS Word en Excel moeten aanschaffen, maar dat vertik ik. Natuurlijk kan iedereen die programma’s gratis (en misschien wel illegaal) verkrijgen, maar gelukkig heb ik Open Office, een gratis (!) vervanger van MS Office.

Open Office kan alle soorten bestanden lezen (en bewaren). Zelf stuur ik altijd .pdf naar mijn klanten, het Portable Document Format van Adobe Systems. PDF bestaat sinds 1993 en is er op gericht om ‘platform-onafhankelijke documenten’ te produceren. Met andere woorden, een PDF dient er op Mac OSX, Windows 95 t/m 7 en alle smaken van Linux precies hetzelfde uit te zien. En dat is een groot voordeel, want iedereen die zijn of haar fakturen opmaakt in een mooi lettertype, heeft wel eens ervaren dat het document er bij de klant totaal anders uitziet.

In een PDF worden de lettertypes en andere grafische elementen meegestuurd, en alles komt precies op de plek waar het hoort. Sinds 2008 is PDF een Open Standaard, waardoor iedereen software kan maken om PDF’s te maken en te lezen. In Open Office is het gewoon een optie in het menu, waarmee je elk soort bestand direkt als PDF kan opslaan. Dit kan helaas niet in MS Office, maar er zijn diverse programmaatjes die vaak gratis (en soms open source) zijn waarmee je een bestand alsnog kan ‘afdrukken’ as PDF, zoals PDFCreator.

Dus, voor alle bestanden die door de ontvanger niet bewerkt hoeven worden, zoals rapporten, fakturen en offertes, ligt het voor de hand om het Portable Document Format te gebruiken, zodat uw documenten er precies zo uitzien als u dat wilt.

http://en.wikipedia.org/wiki/Pdf

http://tinyurl.com/pdfsoftware